Die Mathematik spielt eine wesentliche Rolle in der modernen Wissenschaft und Gesellschaft. Das Departement Mathematik (D-MATH) der ETH Zürich ist ein international anerkannter Referenzpunkt für mathematische Forschung und Lehre und bringt Menschen aus allen Bereichen der Mathematik zusammen. Für das Sekretariat von Prof. Dr. Mikaela Iacobelli wird eine proaktive, lösungsorientierte und zuverlässige administrative Assistenz gesucht, die in allen administrativen und organisatorischen Belangen unterstützt. Die Stelle ist befristet für 2 Jahre mit Option auf Verlängerung und Übernahme weiterer Sekretariate sowie entsprechender Erhöhung des Pensums. Der Stellenantritt ist per sofort oder nach Vereinbarung.
Aufgaben
- Selbstständige Führung des Sekretariats der Professur
- Unterstützung von Prof. Iacobelli und den wissenschaftlichen Mitarbeitenden (Doktorierende und Postdoktorierende) in allen administrativen und organisatorischen Belangen
- Verantwortung für reibungslose Abläufe im täglichen Betrieb
- Allgemeine Sekretariatsarbeiten wie Terminkoordination, Korrespondenz in Deutsch und Englisch, Telefonie und Ablage
- Organisation von Dienstreisen und Anlässen
- Planung von Konferenzen oder Workshops
- Betreuung von Gästen
- Unterstützung bei Anträgen und Verwaltung für Forschungsprojekte und Grants
- Administrative Betreuung der Forschungsgruppe
- Bewirtschaftung der finanziellen Mittel der Professur, Verarbeitung von Rechnungen und Spesen
- Enge Zusammenarbeit mit den Sekretariaten der weiteren Professuren sowie mit den zentralen Verwaltungseinheiten im Departement und an der ETH Zürich
Anforderungen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren administrativen Funktion, idealerweise im Hochschulumfeld
- Sehr selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
- Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick zu behalten und Prioritäten richtig zu setzen
- Dienstleistungsorientierung, Diskretion und Teamfähigkeit
- Rasche Auffassungsgabe und gekonnter Umgang mit unterschiedlichen und wechselnden Anforderungen
- Sehr gute Kenntnisse der gängigen MS-Office-Programme, von Vorteil sind auch Kenntnisse von macOS
- Stilsicheres Deutsch und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Eigeninitiative, vorausschauendes Arbeiten und ausgeprägtes Organisationstalent
Unser Angebot
- Abwechslungsreiches und anspruchsvolles Aufgabengebiet in einer offenen, wertschätzenden und kollegialen Arbeitskultur
- Moderner Arbeitsplatz im Campus Zentrum mit hervorragender Anbindung an den öffentlichen Verkehr
- Zahlreiche Vorteile wie Vergünstigungen für ÖV-Abonnemente und Car-Sharing
- Vielseitiges Sportangebot des ASVZ
- Verschiedene Angebote zur Kinderbetreuung
- Attraktive Sozial- und Vorsorgeleistungen
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