Das Grants Office ist die zentrale Anlaufstelle für Forschungsförderung an der ETH Zürich und unterstützt Forschende aller Karrierestufen beim Identifizieren, Einwerben und Verwalten kompetitiver nationaler und internationaler Forschungsgelder. Die Stelle verbindet klassische Sekretariatsaufgaben mit der Mitarbeit in vielfältigen administrativen Prozessen im Forschungsumfeld.
Wer Freude daran hat, Abläufe zu koordinieren, Daten sorgfältig zu pflegen und verlässlich den Überblick zu behalten, findet hier ein spannendes Tätigkeitsfeld.
Aufgaben
- Administrative und organisatorische Aufgaben im Zusammenhang mit diversen Prozessen im Grants Office übernehmen
- Führen des allgemeinen Sekretariats vom Grants Office (inkl. Telefondienst, Terminorganisation, Materialbestellung)
- Unterstützung der Fachpersonen in folgenden Bereichen: Verwaltung von Drittmittelprojekten, inkl. Pflege von Schnittstellen mit relevanten Verwaltungseinheiten, sowie Vorbereitung und Qualitätssicherung von Entscheidungs- und Korrespondenzdokumenten
- Organisation von Informationsveranstaltungen für Forschende und Pflege der entsprechenden Kommunikationskanäle
- Organisation der Besuche der externen Gutachter im Rahmen der departementalen Evaluationen
- Finanzadministration: Spesen erfassen, Rechnungen kontieren, Budget, Trendrechnung
- Personaladministration: Ein-/Austritte, Support bei der Einarbeitung
- Qualitätssicherung, insbesondere Monitoring und Pflege der Datenbanken im Grants Office
Anforderungen
- Sie bringen fundierte Berufserfahrung im administrativen Bereich mit, vorzugsweise in einer äquivalenten Position im Hochschulumfeld
- Sie zeichnen sich durch einen sicheren Umgang mit digitalen Tools aus, wobei Kenntnisse in File-Maker oder anderen Datenbanksystemen von Vorteil sind
- Sie sind eine teamfähige, lösungs- und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit mit grosser Eigeninitiative und Freude an der Arbeit in einem internationalen Umfeld und mit verschiedenen Anspruchsgruppen
- Sie arbeiten gerne sorgfältig, exakt und behalten auch bei einer Vielzahl paralleler Aufgaben und in hektischen Situationen den Überblick
- Eine hohe Serviceorientierung sowie ein ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein zeichnen Ihre Arbeitsweise aus
- Hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift runden Ihr Profil ab
Unser Angebot
- Abwechslungsreiches und anspruchsvolles Aufgabengebiet in einer offenen, wertschätzenden und kollegialen Arbeitskultur
- Moderner Arbeitsplatz im historischen ETH-Hauptgebäude mit hervorragender Anbindung an den öffentlichen Verkehr
- Zahlreiche Vorteile, darunter Vergünstigungen für ÖV-Abonnemente und Car-Sharing
- Vielseitiges Sportangebot des ASVZ
- Verschiedene Angebote zur Kinderbetreuung
- Attraktive Sozial- und Vorsorgeleistungen
- Unterstützung der beruflichen Entwicklung und Beitrag zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft
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Über uns
Das Team
Sie arbeiten in einem offenen, wertschätzenden und kollegialen Team im Grants Office und unterstützen die Vizepräsidentin für Forschung sowie verschiedene Kommissionen und Programme.