Das Language, Reasoning and Education Lab ist Teil des Instituts für Maschinelles Lernen am Departement Informatik der ETH Zürich und bietet ein internationales, lebendiges und anspruchsvolles Arbeitsumfeld. In dieser abwechslungsreichen Position unterstützen Sie den Professor und sein Team in administrativen und organisatorischen Aufgaben und übernehmen eine wichtige koordinierende Rolle mit vielseitigem Tätigkeitsbereich. Zudem betreuen Sie die finanzadministrativen Belange einer weiteren Professorin am selben Institut. Es erwartet Sie eine spannende Aufgabe mit viel Eigenverantwortung in einem offenen und dynamischen Umfeld. Sie sind auch im Admin-Team des Instituts eingebunden. Die Stelle ist zunächst auf ein Jahr befristet, mit Möglichkeit auf Verlängerung und Aufstockung des Beschäftigungsgrades. Der Stellenantritt ist per 1. September 2026 oder nach Vereinbarung.
Aufgaben
- Begleitung von Ein- und Austritten sowie Beratung der Forschungsgruppen und Professor:innen in administrativen Fragen
- Verwaltung von Personaländerungen
- Betreuung akademischer Gäste
- Verwaltung von Mitteln und Budgets, Koordination von Rechnungen und Spesenabrechnungen
- Betreuung von Projekten inklusive Reporting
- Finanzmanagement einer weiteren Professur am selben Institut
- Planung und Durchführung von Veranstaltungen
- Aktive Mitarbeit im Admin-Team zur gemeinsamen Planung und Umsetzung von Veranstaltungen und für eine effektive Kommunikation innerhalb des Instituts
Anforderungen
- Sie bringen eine kaufmännische oder gleichwertige Ausbildung und mindestens 2-3 Jahre Berufserfahrung mit
- Idealerweise haben Sie bereits Erfahrungen im Hochschulumfeld gesammelt
- Sie arbeiten sorgfältig, haben ein Auge für Details und behalten auch in komplexen Situationen den Überblick
- Eine schnelle Auffassungsgabe und Flexibilität unterstützen Sie dabei, die täglichen Aufgaben effizient zu meistern
- Teamarbeit bereitet Ihnen Freude
- Mit Ihrer ausgeprägten Sozialkompetenz und Ihren kommunikativen Fähigkeiten tragen Sie zu einer positiven und kollegialen Atmosphäre bei
- Sie erkennen Problemstellungen und Herausforderungen und tragen dazu bei, diese zu adressieren
- Sie sind engagiert, selbstständig, verantwortungsbewusst und arbeiten proaktiv
- Sie beherrschen Deutsch stilsicher und verfügen über sehr gute Englischkenntnisse – die Kommunikation im Institut erfolgt überwiegend auf Englisch
Unser Angebot
- Teil der ETH Zürich, die Ihre berufliche Entwicklung unterstützt und zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt
- Integration in die Arbeitsgruppe und das Admin-Team mit regelmässigem Austausch und unterstützender, offener Atmosphäre
- Flexible Arbeitszeitgestaltung zwischen Büro und Home Office nach Absprache
- Berücksichtigung von Familien und besonderen Rahmenbedingungen
- Vielfältige Kurse und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Vergünstigungen wie ÖV-Abonnemente, Car Sharing, breites Sportangebot des ASVZ, Kinderbetreuung
- Attraktive Vorsorgeleistungen über das Vorsorgewerk PUBLICA
- Inklusive Kultur, Chancengleichheit, Wertschätzung von Vielfalt und ein respektvolles Arbeits- und Lernumfeld
- Nachhaltigkeit und Engagement für eine klimaneutrale Zukunft
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Über uns
Das Team
Sie sind sowohl in Ihrer Arbeitsgruppe (Professor, Postdoktorierende, Doktorierende) als auch im Admin-Team des Instituts und Departements integriert. Es wird ein regelmässiger Austausch gepflegt und eine unterstützende, offene Atmosphäre geboten.