Das Institut für Theoretische Informatik ist Teil des Departements Informatik (D-INFK) der ETH Zürich. Zur Verstärkung der Forschungsgruppen wird eine engagierte, organisierte und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit gesucht, die Professuren und Forschungsteams in allen administrativen Belangen unterstützt und einen wichtigen Beitrag zu einem reibungslosen Institutsbetrieb leistet. Die Stelle ist unbefristet und aktuell mit einem Pensum von maximal 70% besetzbar, mit der Möglichkeit einer Erhöhung in Zukunft.
Aufgaben
- Unterstützung bei Budgetplanung und Budgetführung sowie Betreuung von Grund- und Drittmittelprojekten
- Erstellung von Rechnungen und Ansprechpartner:in für Spesen, Reisekostenabrechnungen, Kreditkarten sowie Kreditoren- und Debitorenwesen
- Organisation von Anstellungen und Austritten sämtlicher Mitarbeitenden
- Sicherstellung des reibungslosen Aufenthalts von Gästen
- Beratung von Professuren und Forschungsteams in administrativen Fragestellungen
- Koordination des Übungs- und Prüfungsbetriebs in Zusammenarbeit mit Dozierenden, inklusive Raumplanung, Materialorganisation, Anstellung und Abrechnung von Hilfsassistierenden sowie Koordination von Nachteilsausgleichen
- Führung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
- Organisation und Durchführung von Gruppenmeetings, Workshops und Konferenzen
- Bearbeitung infrastruktureller Aufgaben wie Beschaffungen, Einrichtungen, Mobiliar, Verbrauchsressourcen und Arbeitsplatzkoordination
- Pflege und Aktualisierung von Kommunikationskanälen wie Webseiten und Informationsbildschirmen per CMS
Anforderungen
- Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Sie bringen Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion mit
- Erfahrungen im Hochschulumfeld sind von Vorteil
- Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und zuverlässig und übernehmen gerne Verantwortung
- Sie haben Freude am Kontakt mit unterschiedlichen Menschen und überzeugen durch ausgeprägte Dienstleistungsorientierung sowie Organisationstalent
- Sie behalten auch bei vielfältigen Aufgaben den Überblick und interessieren sich für administrative und finanzielle Fragestellungen
- Sie kommunizieren offen, respektvoll und wertschätzend
- Sie arbeiten gerne im Team und unterstützen sich gegenseitig unter Kolleginnen und Kollegen
- Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen; SAP-Kenntnisse sind von Vorteil
- Sie kommunizieren stilsicher in Deutsch und Englisch, sowohl mündlich als auch schriftlich
- Sie schätzen ein internationales, dynamisches und wissenschaftlich geprägtes Umfeld und haben Freude daran, Forschung und Lehre im Hintergrund wirkungsvoll zu unterstützen
Unser Angebot
- Sinnstiftende Tätigkeit in einem engagierten, kollegialen und internationalen Team
- Abwechslungsreicher Arbeitsalltag mit viel Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum
- Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zur Teilzeitarbeit
- Arbeitsplatz im modernen Andreasturm, direkt am Bahnhof Zürich Oerlikon
- Attraktive Anstellungsbedingungen und zahlreiche Benefits als Mitarbeitende:r der ETH Zürich
- Zahlreiche Vergünstigungen wie ÖV-Abonnemente und Car Sharing
- Breites Sportangebot des ASVZ
- Kinderbetreuung
- Attraktive Vorsorgeleistungen
Bist du Teil dieses Unternehmens?
Dieses Unternehmensprofil wurde automatisch erstellt. Wenn du für ETH Zürich arbeitest, kannst du das Profil jetzt beanspruchen und verifizieren – kostenlos und in wenigen Minuten.
Über uns
Das Team
Sie arbeiten in einem engagierten, kollegialen und internationalen Team, das Forschung und Lehre wirkungsvoll unterstützt und sich gegenseitig im Arbeitsalltag unterstützt.