Administrative/r Assistent/in Jobs in der Schweiz

Du unterstützt die Programmkoordination und Programmleitung administrativ und organisatorisch im operativen Tagesgeschäft.

• Koordination interner und externer Termine sowie Organisation von Programm-, Arbeitsgruppen- und weiteren Sitzungen
• Sorgfältige Pflege und Aktualisierung von Pendenzen- und Terminlisten
• Logistische Planung bei der Organisation von Workshops, Meetings und Veranstaltungen, einschliesslich Raumplanung, Technik, Catering und Teilnehmendenmanagement
• Strukturierte Ablage und Pflege von Programmunterlagen, Verträgen, Korrespondenz und weiteren administrativen Dokumenten
• Unterstützung administrativer Prozesse im Finanzbereich, insbesondere Rechnungsbearbeitung, Spesenabrechnungen, Zusammenstellung von Belegen und Vorbereitung von Zahlungsprozessen in Zusammenarbeit mit den zuständigen Fachstellen
• Administrative Unterstützung im Vertragswesen: Vorbereitung von Unterlagen, Einholen von Unterschriften, Ablage und Nachverfolgung von Fristen
• Pflege und Aktualisierung von Kontakt-, Verteiler- und Teilnehmendenlisten
• Koordination der administrativen Kommunikation mit internen und externen Partnern sowie Fachstellen und Versand von Informationen, Unterlagen und Erinnerungen
• Einbringen von Ideen zur Weiterentwicklung und Optimierung administrativer Abläufe, Vorlagen und Ablagestrukturen

• Abgeschlossene Ausbildung in einem für die Funktion relevanten Bereich, beispielsweise kaufmännische Ausbildung, Administration oder Gesundheitswesen; auch Berufseinsteiger:innen mit passendem Hintergrund sind willkommen
• Erste Berufserfahrung in einer administrativen oder organisatorischen Funktion ist von Vorteil, idealerweise im Gesundheitswesen, Hochschul-, Forschungs- oder wissenschaftlichen Umfeld
• Freude an organisatorischen Aufgaben sowie Interesse daran, sich in unterschiedliche administrative Abläufe und Themenbereiche einzuarbeiten
• Erste Erfahrung in der Organisation und Koordination von Terminen, Sitzungen oder Veranstaltungen ist von Vorteil
• Grundverständnis für administrative Finanzprozesse oder Bereitschaft, sich in Themen wie Rechnungsbearbeitung, Spesenabrechnungen und Zahlungsprozesse einzuarbeiten
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie gutes Organisationstalent
• Fähigkeit, verschiedene Aufgaben, Termine und Fristen im Blick zu behalten und Prioritäten zu setzen
• Freude an einer vielseitigen Schnittstellenfunktion und an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Partnern
• Gute Kommunikationsfähigkeit, Dienstleistungsorientierung und Zuverlässigkeit
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen; gute Excel-Kenntnisse sind von Vorteil
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Jährlich CHF 500.– für das Generalabonnement der SBB oder ca. 25 % Rabatt auf den ZVV BonusPass ab 50 % Pensum und sechs Monaten Vertragslaufzeit
• BonusPass Flex ab 10 % Anstellung für flexible Nutzung von Bahn, Bus, Tram und Schiff an 100 Tagen im Jahr
• Gesunde und leckere Tagesmenüs im Personalrestaurant zum Preis von Fr. 9.00 sowie vielseitiges Salatbuffet, Sandwiches und Kuchenbuffet
• Preisreduktion in ausgewählten Kitas in der Nähe des Standorts Lengg zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• Private Unfallversicherung weltweit ab 20 % Beschäftigungsgrad, auch bei unter 20 % private Berufsunfallversicherung und Versicherung gegen Nichtberufsunfälle
• Alle fünf Jahre zusätzliche Freitage als Treueprämie
• Krankentaggeldversicherung ab 20 % Pensum und mehr als drei Monaten Anstellung, bis zu 720 Tage Taggeld in Höhe von 80 % des Lohnes
• Möglichkeit auf unbezahlten Urlaub, falls fünf Wochen Ferien zu wenig sind
• Übernahme von 60 % der Pensionskassenbeiträge und reduzierter Koordinationsabzug für Teilzeitmitarbeitende
• Interessante Teilzeitangebote zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• Personalärztlicher Dienst für Impfungen und Beratungen zur Gesundheit am Arbeitsplatz
• Modernste Infrastruktur und grosszügige Räume im Neubau des Universitäts-Kinderspitals Zürich in der Lengg
• Laufbahnmodelle in Pflege, Ärzteschaft und Forschung für verschiedene Entwicklungsmöglichkeiten
• Mitgliedschaft bei «Corporate Benefits» mit attraktiven Rabatten und Sonderkonditionen bei vielen bekannten Marken

Das Kinderspital Zürich ist mit rund 3'000 Mitarbeitenden das grösste Universitäts-Kinderspital der Schweiz und eines der führenden Zentren für Kinder- und Jugendmedizin in Europa. Bis zu 100'000 Patientinnen und Patienten werden jährlich versorgt. Neben modernster medizinischer Ausstattung und hoher Behandlungsqualität legt das Kispi grossen Wert auf zwischenmenschliche Aspekte. Das Spital bietet ein umfassendes kindermedizinisches und kinder-chirurgisches Spektrum, ein einzigartiges Rehabilitationszentrum und ein Forschungszentrum.