Office Managerin / Office Manager (w/m/d)

Medifilm wächst und mit uns wachsen auch unsere Strukturen und Tätigkeiten. Deshalb schaffen wir eine neue Position als Office Managerin / Office Manager. Als zentrale organisatorische Drehscheibe unterstützt du CEO und Führungsteam, sorgst für reibungslose Abläufe und bringst Struktur in vielfältige administrative und organisatorische Themen. Dabei gestaltest du die Zusammenarbeit bei Medifilm aktiv mit und schaffst Freiräume für unsere Führungskräfte.

• Du unterstützt CEO und Führungsteam bei der Planung und Organisation von Sitzungen, Workshops, Klausuren, Management-Updates und weiteren Führungsgefässen.
• Du koordinierst Termine und Unterlagen, dokumentierst Beschlüsse und Verantwortlichkeiten und behältst offene Pendenzen sowie Fristen zuverlässig im Blick.
• Du stellst einen professionellen Office-Alltag sicher und organisierst unter anderem Besuche, Veranstaltungen, Sitzungsräume sowie weitere administrative Abläufe.
• Du unterstützt bei der internen Kommunikation und sorgst für eine strukturierte Ablage und Pflege von Organisations-, Führungs- und Vertragsdokumenten.
• Du koordinierst administrative Themen rund um Ein- und Austritte, Onboarding, Rekrutierungstermine, Arbeitsplätze, Zugänge und interne Organisationsinformationen.
• Du fungierst als zentrale Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpartnern und bringst Struktur, Transparenz und Verbindlichkeit in administrative Prozesse.

• Du verfügst über eine kaufmännische Ausbildung EFZ oder eine vergleichbare Ausbildung und bringst Erfahrung als Office Managerin / Office Manager, Executive Assistant oder in der Geschäftsleitungsassistenz mit.
• Du bist sehr versiert im Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Teams, Word, Excel und PowerPoint, und bewegst dich sicher in digitalen Arbeitsumgebungen.
• Du organisierst gerne, denkst voraus und kannst mehrere parallele Themen selbstständig strukturieren, koordinieren und priorisieren.
• Du arbeitest zuverlässig, präzise und diskret und gehst souverän mit vertraulichen Informationen um.
• Du überzeugst mit einem freundlichen und professionellen Auftreten, ausgeprägter Serviceorientierung sowie Kommunikationsstärke und Fingerspitzengefühl.
• Du verfügst über sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse; Französischkenntnisse sind von Vorteil.

• 5 Wochen Ferien, mit der Möglichkeit bis zu 10 Ferientage zusätzlich zu kaufen oder unbezahlten Urlaub zu nehmen
• Pensionskasse mit vorteilhafter Prämienaufteilung - ca. 2/3 werden von uns übernommen
• Diverse Rabatte in unseren Apotheken und bei weiteren Top-Marken
• Kompetenzen erweitern durch geförderte und unterstützte Aus- und Weiterbildungen sowie interne Entwicklungsmöglichkeiten
• Familienfreundlich mit 16 Wochen Mutterschaftsurlaub (100% des Lohns) und 20 Tagen Vaterschaftsurlaub (100% des Lohns), sowie Beteiligung an Kinderfonds
• Namensaktien zu Vorzugspreisen - sich nicht nur beruflich für Galenica engagieren, sondern auch investieren
• Vorteile können je nach Bereich / Stelle leicht abweichen

Das Galenica Netzwerk ist die marktprägende Gesundheitsdienstleisterin der Schweiz mit dem grössten Apothekennetz, bekannten Eigenmarken, exklusiven Marken und Produkten von Geschäftspartnern. Galenica ist zudem die führende Grossistin im Schweizer Gesundheitsmarkt und bietet Lieferanten Qualitätslogistik und zugehörige Dienstleistungen. Der Hauptsitz befindet sich in Bern, wo zentrale Services für das gesamte Netzwerk erbracht werden.